Rabu, 29 Desember 2010

MANAJEMEN PENDAMPINGAN

MANAJEMEN PENDAMPINGAN

Mengapa perlu Manajemen dalam proses pendampingan ?

Suatu proses pendampingan terjadi ketika ada dua pihak yang berinteraksi yakni kelompok masyarakat yang belum berkembang dengan lembaga yang punya kepedulian untuk membantu Pengembangan Kelompok Masyarakat tersebut.

Dalam banyak kasus yang terjadi, interaksi diantara keduanya kan untuk : seringkali menimbulkan ketegangan. Bisa terjadi kekuatan formal (lembaga pendamping) menciptakan dominasi atas kelompok sehingga mematikan inisiatif dan kreativitas mereka. Atau sebaliknya dimana kekuatan masyarakat yang merupakan perwujudan dari suatu tindakan kolektif dari inisiatif dan kreativitas mereka, menuntut terlalu jauh terhadap lembaga pendampingan.

Oleh karena itu untuk menghindari adanya pelampauan batas-batas hubungan interaksi antara kelompok masyarakat dengan lembaga pendamping dirasakan perlunya cara pengelolaan interaksi tersebut yang sejak semula telah disepakati oleh kedua belah pihak.
Inilah yang menjadikan mengapa perlu adanya Manajemen Pendampingan yang mendasari hubungan antara Kelompok Masyarakat dengan Pendamping atau Lembaga Pendamping.
Adapun Manajemen Pendampingan itu sendiri tidak terlepas dari prinsip-prinsip manajemen pada umumnya, yakni adanya : 4 aspek pokok, yaitu :

1.      Perencanaan

Didalam perencanaan akan dibuat tahapan pendampingan maupun kegiatan yang akan dilakukan secara bersama, yang dilengkapi dengan batasan waktu, tolak ukur keberhasilan kegiatan serta peran dan tanggung jawab masing-masing pihak. Hal ini sekaligus mecerminkan tingkat partisipasi dan Kemandirian kelompok masyarakat sejak awal.
Dengan Perencanaan yang baik dan disepakati bersama, maka sejak semula sebenarnya telah diketahui akan adanya batasan dan pengalian dalam proses pendampingan.

2.     Memonitoring

Realisasi dari kegiatan yang telah disusun dalam perencanaan hendaknya selalu dipantau ( di-monitor) oleh kedua belah pihak (Pendamping dan Kelompok Masyarakat) dari waktu, sehingga bila terjadi atau adanya Penyimpangan dari yang direncanakan akan dapat diketahui sejak dini. Selanjutnya akan dapat diambil langkah-langkah perbaikan sesuai dengan peran dan tanggung jawab yang telah ditetapkan.
Jadi monitoring bukan hanya dilakukan oleh pendamping terhadap Pokmas (seperti yang selama ini terjadi), tetapi juga dilakukan sebaliknya.

3.     Sistem Informasi

Hubungan antara Kelompok Masyarakat dengan Pendamping atau Lembaga Pendamping perlu dijaga kesinambungannya melalui proses Komunikasi diantara keduanya. Hal ini tentunya tidak akan memadai bila hanya dalam bentuk komunikasi verbal masih perlu didukung oleh sejumlah data atau bukti otentik berupa informasi tertulis, dengan demikian unsur kealpaan atau subyektivitas dapat terhindarkan.

Bentuk-bentuk informasi baik lisan maupun tertulis inilah yang perlu disepakati dan dikembangkan menjadi suatu sistem.

Bentuk informasi lisan yang telah menjadi suatu sistem ialah keharusan adanya pertemuan anggota secara rutin yang wajib dihadiri oleh segenap fungsionaris kelompok maupun pendamping, sehingga masing-masing pihak dapat menerima informasi secara langsung dan terbuka.

Sedang bentuk informasi tertulis sebagai pendukung atas informasi lisan sebagai pendukung atas informasi lisan hendaknya tidak dilihat sebagai suatu kelompok bentuk pelaporan, karena bagaimanapun hubungan antaara Kelompok Masyarakat dengan Pendamping/Lembaga Pendamping bukanlah hubungan atasan-bawaahan.
Untuk itu informasi tertulis yang dibuat lebih merupakan rekaman atas seluruh hasil kegiatan yang telah dilakukan dan umpan balik yang diberikan oleh kedua belah pihak. Dengan informasi yang operasional serta fungsional, maka perkembangan proses pendampingan yang telah berjalan dapat selalu dipantau dan akan menjadi sumber kajian untuk proses pendampingan selanjutnya.

4.    Evaluasi

Walaupun pada saat pelaksanaan setiap kegiatan telah dilakukan monitoring yang kemudian diikuti oleh langkah-langkah perbaikannya, tetapi pada saat berakhirnya pelaksanaan suatu kegiatan tetap diperlukan adanya evaluasi.
Sebab dengan evaluasi inilah akan dilihat hasil akhir dari suatu pelaksanaan kegiatan pendampingan dan sejauh mana efektivitas dan efisensi proses pendampingan telah dicapai.

Hasil evaluasi ini sekaligus jugaa akan menjadi dasar dalam menentukan langkah maupun kebijakan didalam proses pendampingan atau Perencanaan Kegiatan selanjutnya.
Tetapi dari hasil evaluasi berbagai program pengembangan masyarakat dan pengalaman pendampingan atau perencanaan kegiatan selanjutnya.

Tetapi dari hasil evaluasi berbagai program pengembangan masyarakat den pengalaman pendampingan selama ini menunjukkan, bahwa aspek Manajemen Pendampingan ini pada umumnya masih lemah. Hal ini disebabkan oleh adanya kekurangan pahaman atau kesalahan dalam mengartikan Manajemen Pendampingan ini.
Oleh karenanya Mengubah Pandangan yang Keliru ini menjadi tantangan tersendiri bagi para pendamping kelompok masyarakat.

Tidak ada komentar: