Fungsi-fungsi Manajemen

Prinsip dalam manajemen bersifat lentur, dalam arti perlu dipertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus serta situasi-situasi yang berubah. Menurut Henry Fayol pencetus teori manajemen yang berasal dari perancis, prinsip-prinsip umum manajemen terdiri atas:

1. Pembagian kerja (division of work)
2.  Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility)
3. Disiplin (discipline)
4. Kesatuan perintah (unity of command)
5. Kesatuan pengarahan (unity of direction)
6. Mengutamakan kepentingan organisasi
7. Penggajian pegawai
8. Pemusatan (centralization)
9. Hierarki (tingkatan)
10. Ketertiban (order)
11. Keadilan dan kejujuran
12. Stabilitas kondisi karyawan
13. Prakarsa (inisiative)
14. Semangat kesatuan.

Sedangkan Douglas merumuskan prinsip-prinsip manajemen sebagai berikut:

1. Memprioritaskan kepentingan tujuan di atas kepentingan pribadi dan kepentingan mekanisme kerja
2. Mengkoordinasikan wewenang dan tanggung jawab
3. Memberikan tanggungjawab pada personil sekolah hendaknya sesuai dengan sifat-sifat dan kemampuannya
4. Mengenal secara baik faktor-faktor psikologis manusia
5. Relatifitas nilai-nilai

Ada 13 pakar manajemen yang mengutarakan fungsi-fungsi manajemen. Dari semua fungsi tersebut, secara garis besar dapat dipahami bahwa seluruh kegiatan manajemen tidak dapat terlepas dari proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian dan evaluasi.

Penjelasan mengenai fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut:

a. Planning

Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Menurut Stoner, planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang diperlukan untuk mencapai sasaran. Perencanaan juga dapat diartikan pembuatan suatu target-target yang akan dicapai atau diraih di masa depan. Dalam organisasi merencanakan merupakan suatu proses memikirkan dan menetapkan secara matang arah, tujuan dan tindakan sekaligus mencapai berbagai sumber daya dan metode atau teknik yang tepat.

Keberadaan suatu rencana sangat penting bagi organisasi karna rencana berfungsi untuk:

1. Menjelaskan dan merinci tujuan yang ingin dicapai
2. Memberikan pegangan dan menetapkan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. 
3. Organisasi memperoleh standar sumber daya terbaik dan mendayagunakannya sesuai tugas pokok yang telah ditetapkan
4. Menjadi rujukan anggota organisasi dalam melaksanakan aktifitas yang konsisten sesuai prosedur dan tujuan
5. Memberikan batas wewenang dan tanggung jawab bagi seluruh pelaksana
6. Memonitor dan mengukur berbagai keberhasilan secara internship sehingga bisa menemuan dan memperbaiki penyimpangan secara dini
7. Memungkinkan untuk terpeliharanya persesuaian antara kegiatan internal dan situasi eksternal
8. Menghindari pemborosan

b. Organizing 

Mengorganisasikan adalah proses mengatur, mengalokasikan dan mendistribusikan pekerjaan, wewenang dan sumber daya di organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Stoner menyatakan bahwa mengorganisasikan adalah proses mempekerjakan 2 orang atau lebih untuk bekerjasama dengan cara terstruktur guna mencapai sasaran spesifik atau atau beberapa sasaran Pengorganisasian dilakukan dengan tujuan membagi kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakuakan dengan cara menetukan tugas yang harus dikerjakan, pekerja yang harus mengerjakannya, pengelompokan tugas-tugas tersebut, orang-orang yang bertanggung jawab atas tugas tersebut dan tingkatan yang berwenang untuk mengambil keputusan.

c. Leading

Memimpin institusi pendidikan lebih menekankan pada upaya mengarahkan dan memotivasi para personil agar dapat  melaksanakan tugas pokok fungsinya dengan baik. Memimpin menuruy Stoner adalah proses mengarahkan dan mempengaruhi aktivitas yang berkaitan dengan pekerjaan dari anggota kelompok dan seluruh organisasi

Pekerjaan leading meliputi 4 kegiatan, yaitu:

1. Mengambil keputusan
2. Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan
3. Member semangat, inspirasi dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak
4. Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memprbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

d. Directing atau Commanding

Directing atau commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi pengarahan, saran, perintah atau interaksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing sehingga tugas tersebut dapat dilaksanakan dengan baik dan tertuju pada sasaran yang telah ditetapkan

Dilihat dari fungsinya, directing atau commanding merupakan bagian dari kegiatan supervisi dalam organisasi. Oleh karena itu, kegiatan ini berhubungan dengan segala bantuan dari pemimpin yang tertuju pada perkembangan personal dalam organisasi. Di dalamnya terdapat pemberian dorongan, bimbingan dan kesemptan bagi pertumbuhan keahlian dan kecakapan para pegawai, seperti bimbingan usaha dan pelaksanaan pembaharuan dalam pekerjaan, pemilihan alat dan metode bekerja yang lebih baik, cara bekerja sama dengan sesama pekerja dalam unit yang berbeda.

e. Motivating

Motivating atau pemberian inspirasi, semangat, dan dorongan kepada bawahan agar bawahan melakukan kegiatan secara sukarela sesuai dengan keinginan atasan. Abraham sperling dalam mangkunegara mendefinisikan motivasi sebagai kecenderungan untuk beraktivitas, dimulai dari dorongan dalam diri (drive) dan diakhiri dengan penyesuaian diri. Adapun fillmore H.Stanford dalam mangkunegara, menjelaskan pengertian motivasi sebagai suatu kondisi yang menggerakkan manusia kea rah tujuan tertentu.

Motivasi dapat dijadikan dasar sebagai dasar penjelasan dan penafsiran perilaku. Teori-teori motivasi dapat dikategorikan menjadi 3 kelompok, yaitu teori dengan pendekatan isi (content), proses, dan penguatan.

f. Actuating

Actuating adalah kegiatan yang menggerakkan dan mengusahakan agar para pekerja melakukan tugas dan kewajibannya para pekerja sesuai dengan keahlian dan proporsinya segera melaksanakan rencana dalam aktivitas konkret yang diarahkan pada tujuan yang telah ditetapkan, dengan selalu mengadakan komunikasi, hubungan kemanusiaan yang baik, kepemimpinan yang efektif, memberikan motivasi, membuat perintah dan intruksi serta mengadakan supervisi dengan meningkatkan sikap dan moral setiap anggota kelompok. Dengan demikian, dalam actuating terdapat hal-hal sebagai berikut:

1. Penetapan start pelaksanaan rencana kerja
2. Pemberian contoh tata cara pelaksanaaan kerja dari pimpinan.
3. Pemberian motivasi para pekerja untuk segera bekerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.
4. Pengomunikasian seluruh arah pekerjaan dengan semua unit kerja.
5. Pembinaan para pekerja.
6. Peningkatan mutu dan kualitas kerja.

g. Coordinating

Coordinating atau pengordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan, dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Mengoordinasikan yaitu menyatukan dan menyelaraska semua kegiatan. Adanya bermacam-macam tugas yang dilakukan oleh banyak orang memerlukan koordinasi dari seorang pemimpin. Adanya koordinasi yang baik dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat atau kesimpangsiuran dalam tindakan.

i. Forecasting

Forecasting adalah meramalkan, memproyeksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum rencana yang lebih pasti dapat dilakukan. Kegiatan meramalkan atau memperkirakan biasanya didasarkan pada hasil pengawasan dan evaluasi sehingga organisasi dapat membuat rencana yang lebih baik dan mempersiapkan alternatif yang akan diambil dalam suatu keputusan.

Dengan demikian, kegiatan forecasting berkaitan dengan hal- hal berikut:

1. Mencari kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi sehubungan dengan kegiatan yang sedang dilakukan dengan melihat organisasi.
2. Membaca situasi dan kondisi yang belum terjadi dengan mempertimbangkan kebiasaan pada masa lalu, kemudian membuat rencana baru sebagai antisipasi keadaan yang akan datang.
3. Menyusun dan mendiskusikan berbagai indikator yang diperkirakan akan mendukung atau sebagai pendorong kuat pembuatan rencana yang akan datang.
4. Menelaah berbagai indikator yang kemungkinan besar akan mempengaruhi pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan berakhir dengan kegagalan
5. Mempersiapkan berbagai alternatif untuk pengambilan keputusan.

j. Evaluating

Mengevaluasi artinya menilai semua kegiatan untuk menemukan indikator yang menyebabkan sukses atau gagalnya pencapaian tujuan, sehingga dapat dijadikan bahan kajian berikutnya. Dirumuskan solusi alternatif yang dapat memperbaiki kelemahan- kelemahan yang ada dan meningkatkan kualitas keberhasilan pada masa yang akan datang. Evaluasi sebagai fungsi manajemen merupakan aktivitas untuk meneliti dan mengetahui pelaksanaan yang telah dilakukan di dalam proses keseluruhan organisasi untuk mencapai hasil sesuai dengan rencana atau program yang telah ditetapkan dalam rangka pencapaian tujuan. Dengan mengetahui berbagai kesalahan atau kekurangan, perbaikan selanjutnya dapat dilakukan dengan mudah, dan dapat dicari problem solving yang tepat dan akurat.