manajemen pengetahuan

Konsep manajemen pengetahuan berasal dan berkembang di dunia bisnis, diterapkan  dengan  tujuan  untuk  meningkatkan  dan memperbaiki  pengoperasian  perusahaan  dalam  rangka  meraih  keuntungan  kompetitif  dan  meningkatkan  laba.  Manajemen  pengetahuan  digunakan  untuk  memperbaiki  komunikasi  diantara  manajemen  puncak  dan  diantara  para  pekerja  untuk  memperbaiki  proses  kerja,  menanamkan   budaya   berbagai   pengetahuan   dan   untuk   mempromosikan   dan   mengimplementasikan   sistem   penghargaan   berbasis   kinerja.   Seiring   dengan   berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, konsep manajemen pengetahuan semakin berkembang pula sesuai dengan bidangnya.Dalam bidang perpustakaan manajemen pengetahuan meliputi keseluruhan siklus  pengetahuan,  yaitu  mulai  dari  penciptaan,  pengadaan  dan  pengolahan,  penyebaran,  akses  dan  pengunaan,  dan  dilanjutkan  dengan  penciptaan  kembali  pengetahuan, dan seterusnya. Selama ini perpustakaan lebih banyak berfokus pada penyediaan akses dan penyebaran informasi. Disamping itu, perpustakaan selama ini   lebih   memperhatikan   pengetahuan   yang   sudah   terekam   di   luar   pikiran   penciptanya.  Padahal  banyak  pengetahuan  yang  masih  dalam  kepala  orang  (dan  belum  pernah  direkam  dalam  sumber-sumber  informasi  yang  umumnya  dikelola  oleh perpustakaan selama ini). 

Dunia bisnis saat ini ditantang untuk mampu bertahan di dalam lingkungan bisnis yang terus menerus berubah. Noe et al. (2000) mengemukakan dua tantangan yang dihadapi organisasi yaitu global challenge dan stakeholder challenge. Global challenge ditandai dengan adanya globalisasi, deregulasi pasar di sejumlah negara, kerjasama antar negara diberbagai kawasan seperti AFTA dan NAFTA, serta pembebasan tarif. Sedangkan stakeholder challenge diwarnai dengan permintaan konsumen akan peningkatan kualitas barang dan jasa yang dihasilkan, kualitas layanan, tanggung jawab sosial organisasi di lingkungan sekitar. Tantangan-tantangan tersebut menuntut organisasi meningkatkan kemampuan bersaing di pasar domestik maupun internasional.

Agar mampu bertahan di lingkungan bisnis, organisasi melakukan berbagai cara seperti inovasi produk, memperluas pasar, meningkatkan kualitas layanan, memperbaiki proses produksinya, perbaikan sistem organisasi, dan melakukan penghematan biaya. Strategi-strategi organisasi dibuat dan diciptakan agar bertahan di derasnya perubahan lingkungan. Strategi organisasi haruslah mampu menciptakan keunggulan kompetitif. Terdapat dua sumber keunggulan kompetitif yang bisa digali oleh organisasi yaitu dari dalam organisasi dan dari luar organisasi. Sumber-sumber dari luar terdiri dari tersedianya

sumber daya alam, teknologi, pasar tenaga kerja baik kasar maupun profesional dan lainlain. Sedangkan sumber-sumber dari dalam organisasi misalnya kemampuan karyawan, struktur organisasi, sistem kerja organisasi, kreatifitas untuk menciptakan proyek-proyek yang menguntungkan organisasi, dan manajemen pengetahuan (knowledge management).

Dua sumber ini mempunyai karakteristik yang berbeda, pada sumber dari luar organisasi akan menemui kesulitan untuk mendapatkan bahan dasar untuk menciptakan keunggulan kompetitif karena banyak organisasi berlomba-lomba mendapatkan sumber dari luar, selain itu keunggulan organisasi yang didapat dari sumber ini akan mudah ditiru oleh organisasi lain. Sedangkan sumber dari dalam akan memberikan banyak keunggulan karena sukar ditiru oleh pesaing serta talc terbatas.

Keunggulan yang terpatri dalam organisasi dan belum banyak didayagunakan adalah knowledge management. Pengetahuan (knowledge) melekat dalam organisasi dan setiap anggota organisasi. Dalam organisasi, pengetahuan dapat dilihat secara jelas dalam bentuk aturan dan prosedur karyawan sedangkan di individu melekat dalam pengetahuan yang dipunyai.

Widayana (2005, 5) mendefinisikan bahwa: Manajemen  pengetahuan  merupakan  suatu  sistem  yang  dibuat  untuk menciptakan,  mendokumentasikan,  menggolongkan  dan  menyebarkan  pengetahuan dalam organisasi. Sehingga pengetahuan mudah digunakan kapan pun diperlukan, oleh siapa saja sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetensinya. Manajamen  pengetahuan  juga  berarti  sebagai  sebuah  proses  perencanaan  dan  pengontrolan  kinerja  aktivitas  tentang  pembentukan  proses  pengetahuan,  yakni proses yang membantu suatu organisasi atau lembaga dalam mendapatkan, memilih, menyebarluaskan (distribusi), dan mentransfer informasi yang dianggap penting  dan  informasi  yang  didapat  dari  beragam  keahlian  seseorang  seperti  informasi   yang   muncul   pada   saat   diskusi   untuk   menyelesaikan   masalah   organisasi, pembelajaran dinamis, perencanaan strategis, dan proses pengambilan keputusan. (Yusuf 2012, 23)Banyak  bidang  ilmu  yang  mempelajari  manajemen  pengetahuan  sehingga  definisinya   pun   bervariasi.   Dari   kebanyakan   pendapat   yang   dikemukakan   mengenai     pengertian     manajemen     pengetahuan,     pengertian     manajemen     pengetahuan   yang   dinilai   paling   mendekati   bidang   ilmu   perpustakaan   yaitu   pengertian dari Gartner Group yang dikutip oleh Srikantaiah (2000, 3) :Knowledge  Management  is  a  discipline  that  promotes  an  integrated  approach  to  identifying,  capturing,  evaluating,  retrieving,  and  sharing  all  of  an  enterprise’s  information  assets.  These  assets  may  include  databases, documents, policies, procedures, and previously uncaptured expertise and experience in individual.

Seperti   yang      diketahui   bahwa   pengetahuan   (knowledge)   itu   cukup   kompleks  jika  diuraikan  secara  multiaspek.  Dalam  berbagai  tulisan  yang  ada,  manajemen  pengetahuan  adalah  sebuah  konsep  baru  di  dunia  bisnis  utamanya,  namun  sekarang  di  banyak  kegiatan  organisasi,  aplikasi  manajemen  pengetahuan  sering digunakan, langsung ataupun tidak langsung. Menurut Laudon (2002, 372) bahwa :”Manajemen    pengetahuan    berfungsi    meningkatkan    kemampuan organisasi   untuk   belajar   dari   lingkungannya   dan   menggabungkan   pengetahuan ke dalam proses bisnis.  Manajemen pengetahuan adalah serangkaian  proses  yang  dikembangkan  dalam  suatu  organisasi  untuk  menciptakan,   mengumpulkan,   memelihara   dan   mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut”.   Sampai   saat   ini   belum   ada   definisi   tunggal   yang   disepakati   secara   internasional  mengenai  manjemen  pengetahuan.  Tiap  ahli  memiliki  pengertian  dan  penekanan  pemahaman  yang  berbeda  dalam  mendefinisikan  manajemen  pengetahuan.  Definisi  itu  juga  semakin  bervariasi  dilihat  dari  cara  pandang  terhadap  pengetahuan  itu  dan  cara  organisasi  menggunakan  dan  memanfaatkan  pengetahuan. 

Organisasi perlu memandang pengetahuan sebagai sumber berharga dan strategik. Untuk tetap kompetitif, organisasi secara eksplisit perlu mengelola sumber daya intelektual dan kapabilitas. Untuk mengembangkan modal intelektual yang dipunyainya, organisasi perlu melakukan utilisasi social capital yang tumbuh dari interaksi antar anggota organisasi. Cara lainnya dengan mengembangkan iklim dan budaya organisasi yang baru, sistem reward yang baik, struktur organisasi yang lebih datar, ramping dan fleksibel, agar relasi sosial antar anggota organisasi lebih meningkat.

Knowledge management (KM) atau manajemen pengetahuan menjadi isu menarik sejak awal kemunculannya. Berbagai akademisi dan praktisi bisnis mulai mencoba menumbuh-kembangkan manajemen pengetahuan melalui penelitian-penelitian maupun penerapan dalam praktek-praktek bisnis.

Untuk memudahkan pemahaman mengenai manajemen pengetahuan, pengertian manajemen pengetahuan perlu diketahui. Fernandez dan Sabherwal (2001) mengartikan pengetahuan (knowledge) sebagai hasil refleksi dan pengalaman seseorang, sehingga pengetahuan selalu dipunyai oleh individu atau kelompok. Pengetahuan (knowledge) melekat dalam bahasa, aturan-aturan dan prosedur-prosedur, serta konsep. Terdapat dua dimensi kritikal yang perlu untuk memahami knowledge dalam konteks organisasi, yaitu pertama, pengetahuan eksis di setiap individu, kelompok atau organisasi; kedua, pengetahuan dapat dilihat dari sebagai sesuatu yang dapat disimpan, dan sebagai suatu proses yaitu proses untuk mengetahui sesuatu. Berdasarkan 2 dimensi tersebut, pengetahuan dapat dibagi menjadi tacit dan explicit knowledge.

Tacit knowledge adalah pengetahuan yang didapatkan dari pengalaman, kegiatankegiatan yang dilakukan, dan susah didefinisikan di mana biasanya dibagikan lewat diskusidiskusi, cerita-cerita. Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995), tacit knowledge diartikan sebagai suatu pengetahuan yang personal, spesifik, dan umumnya susah diformalisasi dan dikomunikasi kepada pihak lain. Sedangkan explicit knowledge adalah pengetahuan yang sudah diformulasikan, biasanya disajikan dalam bentuk tulisan misalnya peraturan, buku-buku literatur-literatur. Dalam organisasi proses penyebaran/sharing pengetahuan akan membantu pencapaian tujuan organisasi. Explicit atau codified knowledge diartikan sebagai pengetahuan yang dapat ditransformasikan dal am bentuk formal dan bahasa yang sistematis. 

Tantangan terbesar yang dihadapi oleh organisasi-organisasi adalah mengkonversi jacit knowledge menuju explicit knowledge, atau sebaliknya. Organisasi dituntut untuk mampu menterjemahkan pengetahuan yang eksis di individu, kelompok atau tim, dan organisasi menjadi nyata dalam bentuk produk-produk dan jasa-jasa yang dihasilkan. Sebagai sumberdaya yang berharga bagi organisasi, sebaiknya organisasi mengelola 'emen pengetahuan yang baik. Studi yang dilakukan Davenport et. al. (1998) "dentifikasi empat langkah yang perlu dilakukan organisasi agar KM menjadinya stratejik.

1. Pengetahuan dapat disimpan. Data, informasi, maupun pengetahuan dapat disimpan dalam bentuk dokumentasi agar mudah ditelusuri bila dibutuhkan. Bagi pengetahuan yang sifatnya tacit, sebaiknya diartikulasikan menjadi codifiedlexplicit knowledge. Pengetahuan yang dapat disimpan memudahkan organisasi untuk menelusurinya dan memanfaatkan di setiap kesempatan.
2. Pengetahuan mudah diakses. Setiap anggota organisasi mempunyai aloes yang sama terhadap knowledge base organisasi. Agar proses aksessibilitas dan transfer mudah dilakukan antar anggota, organisasi perlu memfasilitasi dengan memanfaatkan teknologi misalnya video conference, jaringan internet dan intranet, telepon, dan faksimili. Banyak organisasi mempunyai ruang perpustakaan sehingga anggotanya mudah mengakses pengetahuan-pengetahuan terbaru melalui buku-buku, jurnal-jumal, dan majalahmajalah. Organisasi memfasilitasi juga dengan aturan dan prosedur yang memudahkan setiap orang dapat mengakses pihak-pihak dan anggota organisasi lain yang mempunyai pengetahuan.
3. Peningkatan pengetahuan didukung oleh organisasi. Lingkungan eksternal berubah dengan cepat akibatnya organisasi harus senantiasa beradaptasi. Kemampuan organisasi untuk beradaptasi perlu dukungan pengingkatan pengetahuan. Organisasi perlu menciptakan lingkungan yang mampu mempercepat peningkatan pengetahuan. Temuan Davenport et al. (1998) mengungkapkan perlunya sentralisasi struktur organisasi, dan perubahan budaya kerja yang mendukung kreatifitas anggota organisasi. Hal konkrit yang bisa dilakukan perusahaan yaitu dengan memberikan penghargaan bagi anggota organisasi yang menyumbangkan pengetahuan kepada knowledge base organsiasi. Penghargaan yang diterima dapat berupa peningkatan kompensasi maupun promosi pangkat/jabatan.
4. Mengelola pengetahuan sebagai aset. Dalam organisasi, aset dapat berbentuk barang berwujud maupun barang berwujud. Organisasi berfokus kepada dua aset tersebut. Pengetahuan, merupakan aset tidak berwujud, harus diperlakukan sebagai aset berwujud yaitu dapat diukur. Skyrme dan Amidon (1998) mengemukakan bahwa pengetahuan (knowledge) dapat diukur dengan menggunakan balanced scorecard. Dimensi innovation dan learning dalam balanced scorecard merupakan proses aktivitas manajemen pengetahuan. Meskipun ada debat dalam pengukurannya, Skyrme dan Amidon (1998) menyakini bahwa dimensi innovation dan learning mempunyai potensi untuk mengukur pengetahuan sebagai aset.

Organisasi yang mempunyai pengetahuan superior mampu mengkoordinasi dan mengkombinasikan sumberdaya-sumberdaya tradisional dan kapabilitas dalam bentuk dan cara barn sehingga dapat memberikan nilai lebih bagi pelanggan. Dengan memiliki sumberdaya intelektual yang superior, organisasi dapat mengetahui bagaimana mengembangkan dan mengeksploitasi sumberdaya tradisonal lebih baik daripada pesaing meskipun sumberdaya tersebut tidak unik dan mudah ditiru. Pengetahuan dapat dikategorikan sebagai sumberdaya stratejik terpenting sehingga dapat digunakan untuk keunggulan kompetitf yang tahan lama.