Pengertian Manajemen Proyek

Proyek ialah suatu rangkaian kegiatan yang bersifat khusus untuk mencapai hasil yang bersifat khusus pula. Sifat yang serba khusus itu mengakibatkan bilamana sesuatu hasil yang diinginkan tersebut telah tercapai, maka rangkaian kegiatan itu juga dihentikan, dan dalam jangka waktu pendek kegiatan semacam itu tidak akan dilakukan lagi. Ini berarti bahwa suatu proyek bukanlah suatu kegiatan rutin yang dilakukan terus menerus, melainkan hanya menyangkut suatu jangka waktu tertentu saja.

Misalnya proyek penggantian mesin-mesin lama dengan mesin baru dari sebuah perusahaan tekstil. Proyek ini merupakan suatu kegiatan khusus yang sangat berbeda dengan kegiatan rutin yang dijalankan, yang berupa memproduksi tekstil dan kemudian memasarkannya. Proyek ini juga mempunyai tujuan yang bersifat khusus yang bila tujuan khusus (mengganti mesin) telah tercapai, maka selesailah pula seluruh kegiatan proyek yang bersangkutan. Demikian pula dengan proyek pelebaran jaringan jalan raya. Kegiatan ini akan berakhir dengan telah selesainya seluruh jaringan jalan raya dilebarkan, dsb. Oleh karena proyek merupakan suatu rangkaian kegiatan untuk mencapai suatu hasil tertentu, maka dengan sendirinya sebelum disusun dan

ditetapkannya sesuatu.

Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan secara jelas.

Definisi proyek menurut Project Management Institute (PMI) sebagai berikut: “A temporary endeavor undertaken to create a unique product or services”. Maksudnya suatu kegiatan temporer yang bisa dikerjakan untuk menghasilkan produk atau jasa yang unik sifatnya.

Berdasar dua definisi di atas dapat diambil ciri-ciri suatu proyek yaitu:

1. memiliki tujuan yang khusus;
2. standar kerja dan mutu kerja telah ditetapkan;
3. bersifat sementara;
4. sekali pakai dan tidak rutin.

Selain istilah proyek, dalam keseharian kita mengenal beberapa konsep yang dianggap sepadan dengan proyek. Istilah tersebut di antaranya program, tugas, dan paket pekerjaan. Agar tidak terjadi kerancuan dalam menggunakan istilah tersebut, ada baiknya jika kita bisa membedakan ketiga istilah tersebut yang secara esensial memang berbeda.

Program merupakan kegiatan yang terdiri dari beberapa proyek. Proyek dapat dirinci menjadi beberapa tugas. Perbedaan Program dengan Proyek dapat dilihat secara tegas. Program lebih luas dari pada proyek. Program biasanya terdiri dari lebih dari satu proyek. Program merupakan operasionalisasi dari kebijakan publik dalam rangka menyelesaikan masalah publik. Proyek adalah satu kesatuan kegiatan operasional untuk mencapai sasaran program tertentu. Tugas dapat dikelompokkan dan diberikan kepada orang tertentu dengan istilah paket tugas.

Kegiatan dalam organisasi dibagi menjadi kegiatan operatif dan administratif. Kedua kegiatan ini saling melengkapi meski beda orientasi. Kegiatan operasional berorientasi ke pencapaian keuntungan secara langsung, sementara kegiatan administratif hanya sebatas menyediakan informasiinformasi demi kelancaran kegiatan operasional. Selain ke dua macam pembagian kegiatan dalam organisasi seperti di atas, lantas di mana posisi kegiatan proyek? Kegiatan proyek merupakan bagian dari kegiatan operasional organisasi. Meski menjadi bagian dari kegiatan organisasi, namun terdapat perbedaan antara kegiatan proyek dan kegiatan operasional. 

Keunikan manajemen proyek ada dua macam. Pertama, proyek selalu berinteraksi dengan biaya waktu dan kinerja. Pada dimensi anggaran berarti kegiatan proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melampaui anggaran. Pada dimensi jadwal berarti proyek harus diselesaikan dalam waktu yang tepat. Pada dimensi mutu berarti bahwa kualitas pekerjaan harus sesuai dengan standar kinerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Ketiga komponen tersebut dapat berinteraksi dengan membentuk kombinasi yang unik. Misalnya, suatu proyek penyelesaiannya terlambat dari jadwal yang telah disepakati, akibatnya anggaran menjadi bertambah, dan kualitas pekerjaan mungkin lebih baik, dan seterusnya. Kedua, peminjaman dan pengintegrasian sumber daya fungsional dari departemen dalam organisasi berpotensi menimbulkan konflik. Konflik ini terjadi, karena personil dalam organisasi kadang lebih mementingkan pekerjaan proyek dibanding pekerjaan rutin organisasi. Terlebih lagi jika proyek yang dikerjakan menggunakan sumber daya lintas unit kerja dalam organisasi. Tentunya, kegiatan utama yang membutuhkan keahlian mereka menjadi terganggu. Selain itu, frekuensi seseorang yang terlalu sering mendapatkan proyek juga menimbulkan rasa iri bagi staf lain. Kalau sudah begini, konflik dapat muncul yang selanjutnya dapat mengganggu produktivitas organisasi.